Il ruolo del Project Manager: Gestione del progetto [1]

Project Manager - Comunicazione
Project Manager – Comunicazione

La comunicazione è un processo essenziale nella vita quotidiana del Project Manager, il quale dedica tipicamente il 90% del proprio tempo alla comunicazione con gli stakeholder di progetto. Per comunicare in modo efficace esso ha bisogno di una buona comprensione del processo di comunicazione, tanto che il PMBOK (Project Management Body of Knowledge) vi dedica un intera knowledge area chiamata “Project Communications Management”, la quale è suddivisa in:

10.1 Plan Communications Management
10.2 Manage Communications
10.3 Monitor Communications

Il focus del Project Manager è quello di rendere lo scambio di informazioni efficiente ed efficace, e coordinando gli sforzi al meglio delle sue possibilità dovrà raccogliere molte informazioni e diffonderle  a tutti i membri coinvolti nel progetto. Inoltre dovrà rimuovere ogni possibili barriere, ponendo una forte attenzione alle differenze culturali tra gli steakeholders. Data la diversità organizzativa e geografica dei team di progetto, è importante considerare tutti i metodi di comunicazione, mettersi nei loro panni e anticipare ciò che hanno bisogno di capire, quindi fornire solo quella comprensione. Proprio per questo motivo il “Piano di Comunicazione” (Plan Communications Management) va sviluppato coinvolgendo il team di progetto.

Senza forti capacità di comunicazione, i Project Managers troverebbero estremamente difficile, se non impossibile, gestire efficacemente i loro team e coordinare gli sforzi al fine di raggiungere il successo in modo efficiente. Ogni buon progetto inizia con un solido piano di comunicazione. Una strategia di base che descrive in dettaglio come apparirà una comunicazione efficace in un dato progetto. Un piano di gestione della comunicazione ben ponderato porta fiducia e successo a tutto il team, infatti la gestione del progetto non riguarda solo strumenti e processi  è più incentrata sulle persone.

I bravi project manager sviluppano relazioni (sia sociali che professionali) che alla fine aiutano i progetti a muoversi senza intoppi, in modo fluido. Spesso i  progetti “falliscono” perché semplicemente non riusciamo ad articolare chiaramente la visione e i criteri di successo del progetto.

BEST PRACTICE: Una volta che il piano di comunicazione è stato creato e approvato, è compito del project manager assicurarsi che sia gestito. Ciò significa che il piano deve essere rivisto e aggiornato regolarmente per riflettere eventuali modifiche al progetto o ai suoi stakeholder. Tenere revisioni periodiche di fase con le principali parti interessate e relativi sponsor. Lo scopo della revisione di fase è fornire un riepilogo aggiornato agli sponsor e agli stakeholder dello stato di avanzamento dei progetti.

La comunicazione nel project management non è mai un asset totalmente perfetto, può sempre essere migliorata ed è fondamentale per poter avviare e mobilitare un progetto in modo efficace.

Le 5 migliori skill per un project manager sono:
1. Ascolto attivo
2. Comunicazione non verbale
3. Cordialità, fiducia e rispetto
4. Apertura mentale
5. Feedback e collaborazione

 

LINK UTILI:
Project Management Communication – Project Manager
Project Management: Creating a Communications Plan

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Author: admin