The Seven Management and Planning Tools

The Seven Management and Planning Tools hanno le loro radici nel lavoro di Ricerca Operativa svolto dopo la seconda guerra mondiale e nella ricerca giapponese sul controllo totale della qualità (TQC) sono sette strumenti:

  1. Affinity Diagram
  2. Tree Diagram
  3. Interrelationship diagraph
  4. Process Decision Program chart (PDPC)
  5. Matrix diagram
  6. Prioritization matrice
  7. Activity Network diagram

 

Affinity Diagram (KJ Method)

Affinity Diagram (KJ Method)
Affinity Diagram (KJ Method)

I diagrammi di affinità, vengono usati  per organizzare i dati ricavati da sessioni di brainstorming, dunque servono per organizzazzare grandi quantità di dati e informazioni disorganizzati in raggruppamenti basati su relazioni naturali. È anche frequentemente utilizzato nelle indagini contestuali come modo per organizzare appunti e approfondimenti dalle interviste sul campo. Può anche essere utilizzato per organizzare altri commenti a forma libera, come risposte a sondaggi aperti, registrizione delle chiamate di supporto o altri dati qualitativi. Il diagramma di affinità è una buona tecnica per identificare e visualizzare potenziali cause alla radice di problemi non familiari, questo metodo consente di ridurre grandi quantità di dati in un set più piccolo.

L’idea di base  è che nessun membro della squadra influenzi gli altri – in opposizione al brainstorming classico, dunque tutti dovranno registrare le proprie idee su dei post-it senza commentarle. Le fasi sono:

  • Registrazione delle idee sui post-it;
  • Accorpare le idee che sembrano essere correlate;
  • Ordinare i post-it  in gruppi fino a quando tutti i post-it sono stati utilizzati;
  • Utilizzando altri post-it, eventualmente di colore diverso, creare dei label per i gruppi o per eventuali sotto-gruppi;

 

 

Tree Diagram

I diagrammi ad albero ci permettono di vedere e combinare tutti i possibili risultati di un evento e calcolare la loro probabilità. Ogni ramo in un diagramma ad albero rappresenta un possibile risultato. Se due eventi sono indipendenti, il risultato di uno non ha alcun effetto sul risultato dell’altro. Un diagramma ad albero ci aiuta a scomporre i grandi concetti in modo progressivamente più dettagliato. L’idea qui è di scomporre sistematicamente un concetto nei suoi pezzi costitutivi.

 

 

 

Interrelationship digraph

Interrelationship Diagram
Interrelationship Diagram

I diagrammi di relazioni sono disegnati per mostrare tutte le diverse relazioni tra fattori, aree o processi. Questo strumento visualizza tutte le relazioni e i fattori causa-effetto interconnessi coinvolti in un problema complesso e descrive i risultati desiderati.  Il processo di creazione di un diagramma di interrelazione aiuta un gruppo ad analizzare i collegamenti naturali tra i diversi aspetti di una situazione più complessa, spesso utilizza input da altri strumenti, come un diagramma a lisca di pesce o un diagramma di affinità.

Si esegue disegnando una freccia che indica se un fattore influenza un altro.
I fattori con solo le frecce che escono sono considerati un driver.
I fattori con le sole frecce che arrivano sono considerati un risultato.

 

 

Process Decision Program Charts (PDPC)

Process Decision Program Charts PDPC
Process Decision Program Charts PDPC

Un modo utile di pianificazione è quello di suddividere le attività in una gerarchia, utilizzando un diagramma ad albero. Il PDPC estende il diagramma ad albero di un paio di livelli per identificare i rischi e le contromisure per i compiti di livello inferiore. Diverse scatole sagomate sono utilizzate per evidenziare i rischi e identificare possibili contromisure (spesso indicate come “nuvole” per indicare la loro natura incerta). Il PDPC è simile all’analisi FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) in quanto entrambi identificano i rischi, le conseguenze del fallimento e le azioni di emergenza; il FMEA valuta anche i livelli di rischio relativi per ciascun potenziale punto di guasto.

Dal livello inferiore di alcuni box attività, il PDPC aggiunge livelli per:

identificare cosa può andare storto (modalità o rischi)
conseguenze di tale fallimento (effetto o conseguenza)
eventuali contromisure (piano d’azione per la mitigazione del rischio)

 

 

Matrix diagrams

Matrix diagrams
Matrix diagrams

Questo strumento mostra la relazione tra due o più insiemi di elementi. Ad ogni intersezione, una relazione è assente o presente. Dà poi informazioni sulla relazione, come la sua forza, i ruoli interpretati da vari individui o misurazioni. Il diagramma a matrice consente di analizzare situazioni relativamente complesse esponendo interazioni e dipendenze tra le cose. Sono possibili sei matrici di forma diversa: L, T, Y, X, C, R e a forma di tetto, a seconda di quanti gruppi devono essere confrontati. Può anche essere usato per dare priorità ai processi chiave e alle variabili di input.

 

 

 

Prioritization matrices
Una matrice di prioritizzazione può aiutare un’organizzazione a prendere decisioni restringendo le opzioni confrontando sistematicamente le scelte attraverso la selezione, la ponderazione e l’applicazione dei criteri. Utilizza una combinazione di tecniche di diagrammi ad albero e a matrice per eseguire una valutazione a coppie di articoli e per restringere le opzioni al più desiderato o più efficace. Le applicazioni più diffuse per Prioritization Matrix includono ritorno sull’investimento (ROI) o analisi costi-benefici (investimento vs. rendimento), matrice di gestione del tempo (urgenza vs. importanza), ecc.

Uno dei metodi più comuni è il Full Analytical Criteria Method, necessita un team di circa 5-8 persone, 5/10 opzioni e 3/6 criteri. 

Si decide un obiettivo da raggiungere: Comprare un auto

Si decide un set di criteri: Costo, Efficienza, Durata, Bellezza

Si decidono le possibili opzioni: Auto 1 , Auto 2, Auto 3, Auto 4

Un set di punteggi: 10 = Molto più Importante, 5 = Più Importante, 1 = Equamente importante, 0.2 = Meno importante, 0.1 = Molto meno importante

A questo punto, realizzata la matrice, compariamo un criterio verso un’altro.

 

Full Analytical Criteria Method
Full Analytical Criteria Method

 

 

 

 

 

 

  • Compariamo tutti i criteri e decidiamo il tipo di valutazione da usare
  • Efficienza Vs Costo = Efficienza [Più Importante] del Costo   dunque assegniamo 5 alla casella.
  • Procediamo in tal senso ed eseguiamo tutti raffronti fra i vari set di criteri.
  • I punteggi sulla quadrato opposto corrisponderanno al valore opposto del voto ( 10 con 0.1 ; 5 con 0.2 ; 1 con 1 ; 0.2 con 5 ; 0.1 con 10 )
  • Sommiamo i punteggi ottenuti nella colonna Totale.
  • Nella colonna Relative Decimal Value calcoliamo la media. (Totale colonna/Totale)

 

Full Analytical Criteria Method

Full Analytical Criteria Method

 

Eseguiamo la stessa procedura per determinare il costo di un auto rispetto ad un’altra

10 = Molto meno costosa – 5 = Meno costosa – 1 = Stesso costo – 0.2 = Più Costosa – 0.1 = Molto più costosa

 

Full Analytical Criteria Method
Full Analytical Criteria Method

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ripetiamo gli step per tutti i criteri e otteniamo il Relative Decimal Value per tutti i criteri.

Full Analytical Criteria Method
Full Analytical Criteria Method

 

 

 

 

 

 

Moltiplichiamo il peso di categoria per l’ultimo Relative Decimal Value trovato (0.12*.15=0.02)

 

Full Analytical Criteria Method 5
Full Analytical Criteria Method 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L’auto 3 è l’auto che soddisfa maggiormente tutti i criteri secondo i pesi assegnati.

 

Activity Network diagram
E’ un FlowChart –  Questo strumento viene utilizzato per pianificare la sequenza o la pianificazione appropriata per un insieme di attività e attività secondarie correlate. Viene utilizzato quando le attività secondarie devono essere eseguite in parallelo. Il diagramma aiuta a determinare il percorso critico (la più lunga sequenza di compiti). Lo scopo è aiutare le persone a definire, organizzare e gestire in sequenza una serie complessa di attività.

Author: FS